Wie de agenda van Joanna Thimme tijdens haar eerste week bij North Sea Port bekijkt, ziet vooral één ding: afspraken. Kennismakingen, werksessies en overleggen volgden elkaar in rap tempo op. Bijna een jaar later gebruikte Joanna diezelfde agenda in haar eindpresentatie. Niet alleen om te laten zien hoe haar eerste opdracht begon, maar vooral hoeveel er sindsdien was gebeurd.
Toen Joanna bij North Sea Port begon, kwam ze terecht binnen Port Operations. Rustig een paar weken inwerken zat er niet in. Haar agenda stond vanaf het begin vol en ze mocht meteen met verschillende vraagstukken binnen de organisatie aan de slag.
“Ik voelde me heel snel welkom. Ondanks dat ik op een rijdende trein sprong, werd ik in alles meegenomen en mocht ik gelijk ook meedenken in de uitvoering van een aantal activiteiten.”
Die snelle start typeerde uiteindelijk haar hele opdracht. Waar Joanna begon binnen Port Operations, werd haar rol gedurende het jaar steeds breder. Ze raakte betrokken bij programma HavenHart, procesmanagement en uiteindelijk ook bij het nieuwe team Organisatieontwikkeling. Met die verbreding groeide ook de verantwoordelijkheid die ze kreeg.
Eerst begrijpen, dan richting bepalen
De eerste maanden stonden voor Joanna vooral in het teken van ontdekken. Ze leerde North Sea Port steeds beter kennen en verdiepte zich in programmamanagement en procesmanagement. Zo kon zij gaandeweg haar werk als PMO en business analist ontplooien. Daarbij merkte ze dat ze behoefte had aan een duidelijke richting. Niet alleen voor haar eigen werk, maar ook voor de projecten waarbij ze betrokken was.
“Op een gegeven moment kwam steeds meer de vraag: we zijn hartstikke druk bezig, maar waar werken we nu eigenlijk precies naar toe? Ik had behoefte aan een kapstok en een duidelijk plan.”
Joanna begon daarom meer structuur aan te brengen. Ze werkte plannen van aanpak uit, maakte duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk was en bracht in kaart welke stappen nodig waren om verder te komen. Daarmee werd ook haar eigen rol steeds duidelijker.
Van structuur naar eigenaarschap
Een steeds groter deel van Joanna’s opdracht draaide om procesmanagement. De vraag daarachter was eigenlijk vrij praktisch: hoe zorg je ervoor dat mensen binnen North Sea Port op een duidelijke en herkenbare manier met processen werken?
Joanna hielp om daar meer structuur in aan te brengen. Ze werkte onder andere mee aan een proceshandboek en een centrale plek waar collega’s informatie over procesmanagement konden vinden. Ook binnen HavenHart hield ze zich bezig met het verduidelijken van doelen en verantwoordelijkheden.
“Tegelijkertijd is een goed plan niet genoeg. Je kunt iets bedenken en faciliteren, maar uiteindelijk draait organisatieontwikkeling om de mensen die ermee moeten werken: mensen moeten zelf in beweging raken en het zelf gaan doen.”
Juist daarom was een moment richting het einde van haar opdracht zo waardevol. Tijdens een overleg begonnen medewerkers zélf te vragen om een volgende stap in iets waar Joanna en haar collega’s al langere tijd aan werkten. Het initiatief kwam niet langer vanuit het programma, maar vanuit de organisatie zelf.
“Toen dacht ik: hier heb ik aan bijgedragen. Wij hebben dit steeds geprobeerd verder te brengen en nu pakken mensen het zelf op.”
Voor Joanna was dat misschien wel een van de mooiste resultaten van haar opdracht. Niet een nieuw document of plan, maar het moment waarop anderen het zelf verder begonnen te brengen. Precies daardoor wist ze ook dat haar werk niet zou stoppen zodra haar opdracht erop zat.
Haar eigen mening op tafel
Niet alleen haar opdracht ontwikkelde zich gedurende het jaar. Joanna merkte ook dat ze steeds meer op haar eigen oordeel begon te vertrouwen.
In het begin ging dat vooral over het signaleren van wat ze zag. Ook wanneer ze met meerdere managers aan tafel zat, durfde ze een probleem te benoemen en mensen bij elkaar te brengen.
“Als Young Professional zit je soms met vier managers aan tafel. Toch merkte ik dat ik het niet zo spannend vond om te zeggen: volgens mij hebben we hier een probleem en moeten we hierover met elkaar in gesprek.”
Later kwam daar een volgende stap bij. Joanna benoemde niet alleen meer wat volgens haar beter kon, maar durfde ook zelf een richting voor te stellen.
“Op een gegeven moment durfde ik ook te zeggen: volgens mij is dít de beste oplossing en wel om deze redenen. Ik ben sterker geworden in het vertrouwen op mijn eigen mening.”
Voor Joanna zit daar een belangrijke les uit haar eerste opdracht. Je hoeft niet eerst jaren ervaring te hebben voordat jouw blik iets kan toevoegen. Juist als Young Professional kun je andere vragen stellen of iets vanuit een nieuw perspectief belichten. Maar dan moet je wel durven uitspreken wat je ziet.
Je onderdeel voelen van de organisatie
Dat vertrouwen kreeg ook de ruimte door de cultuur binnen North Sea Port. Joanna omschrijft de organisatie als open en toegankelijk. Ze werkte met mensen uit verschillende teams en functies en voelde weinig afstand wanneer ze met iemand in gesprek ging.
Een klein moment in Gent is haar daarvan bijgebleven. Toen ze daar de CEO tegenkwam, vroeg hij of ze onlangs nog bij haar familie in Duitsland was geweest. Iets wat Joanna maanden daarvoor een keer had verteld.
“Toen dacht ik echt: hij heeft dit gewoon onthouden. Ik ben hier niet eens vast in dienst, maar toch voelde ik me daardoor echt onderdeel van de organisatie.”
Het typeert voor Joanna hoe ze haar jaar bij North Sea Port heeft ervaren. Ze kwam binnen voor haar eerste VYP-opdracht, maar kreeg al snel het vertrouwen en de ruimte om mee te denken en verantwoordelijkheid te pakken.
Even uitzoomen
Pas aan het einde van haar opdracht zag Joanna hoeveel er in dat jaar eigenlijk was gebeurd. Voor haar eindpresentatie zette ze de verschillende stappen samen op een tijdlijn. De eerste volle agenda, haar werk binnen HavenHart, de ontwikkeling van procesmanagement en haar rol binnen Organisatieontwikkeling kwamen daar allemaal samen.
“Als je midden in het werk zit, ben je steeds bezig met wat er nog moet gebeuren. Pas als je even uitzoomt, zie je hoeveel er eigenlijk al is gebeurd.”
Na bijna een jaar kiest Joanna bewust voor een nieuwe omgeving. Dat betekent ook afscheid nemen van een organisatie waar ze zich thuis is gaan voelen. Toch wil ze juist nu ervaren hoe het is om opnieuw ergens binnen te stappen en met een ander soort vraagstuk aan de slag te gaan.
Wat ze vanuit North Sea Port in ieder geval meeneemt, is het vertrouwen om haar eigen blik te blijven delen.
“Niet bang zijn om dingen op tafel te leggen.”
En misschien vat dat haar eerste opdracht wel het beste samen. Joanna begon met luisteren, ontdekken en begrijpen. Gaandeweg leerde ze niet alleen structuur aan te brengen in haar werk, maar ook steeds duidelijker haar eigen richting aan te geven.
Over het Venturn Young Professional-programma
Binnen het Venturn Young Professional-programma werken Young Professionals aan concrete vraagstukken binnen de maritieme en logistieke sector. Zo leren zij verschillende organisaties kennen en krijgen ze de ruimte om gedurende een opdracht steeds meer verantwoordelijkheid te pakken. Tegelijkertijd ontwikkelen zij zich verder met trainingen, coaching en begeleiding.
Voor Joanna zit haar eerste opdracht bij North Sea Port erop. De ervaring die ze daar heeft opgedaan, neemt ze mee naar een volgend vraagstuk en een nieuwe organisatie.